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如何做好采購管理是一門學問，作為采購部門的項目？管理來說，就是需要在現有的條件實現最優服務、最好產品、最低價格的采購，以博取低成本的價格優勢和快速的產品上市時間，以達到提高公司產品市場競爭力的目的。那么如何用六西格瑪的DMAIC做采購管理？下文一起來看看吧。
一、定義
定義階段的主要內容包括：定義核心采購流程和關鍵需求，同時站在客戶的角度，分析評估核心流程對采購績效的影響和潛在效益，找出對客戶來說最重要的事項，也就是“質量關鍵特性”（Critical to Quality ,CTQ）。
（1）客戶的價值取向和期望決定他對產品或服務的認知質量，客戶對他所接受的產品或服務的狀態和效果與其認知質量相比較，決定他對產品或服務的感知質量。采購部門在識別客戶的要求時，應從客戶的角度出發，按照客戶的要求建立采購部門的工作標準并依次來改進部門的各項工作是6σ采購管理的重要理念。DMAIC 可以很好地將客戶的要求轉化為要解決的問題。
?。?）明確客戶要求后，DMAIC 要求將此要求轉化為6σ采購管理的具體目標。6σ采購管理目標的類型主要有質量、采購周期時間和費用成本等。DMAIC對采購管理中的實施目標的主要要求是：目標既要先進又要合理；目標的結果應是可以測定的；6σ目標應同時必須得到6σ采購團隊的倡導者、管理者、執行者等各參與方、利益方的認同；設定目標時同時應考慮時間因素，以便總體統籌時間、合理安排計劃。DMAIC 所要求的目標的客觀性要求有相應的采購組織結構和采購人員素質進行保障。但在實際運行中，大多數企業中很難真正達成。
?。?）同時，對DMAIC 模式采購管理范圍有一個清晰的界定有助于此項目的完成及6σ戰略的實施。制約條件既包括人、財、物、信息等內部資源情況，也包括外部環境制約。明確DMAIC 模式采購管理的制約條件，對DMAIC 模式意義重大。
?。?）6σ改進主要是通過采購流程改進實現采購績效改進。因此，對采購流程的描述和管理就成為6σ改進的基礎。DMAIC建議在確認需要改進的采購業務流程、采購目標分析的基礎上，通過繪制采購流程圖的方法進行。采購流程圖是用來描述流程系統各組成部分之間的關系，展示全過程的主要子過程或活動的框圖。繪制流程圖可明確過程范圍，關鍵要素的輸入與輸出等主要事項，是界定階段明確改進的核心采購流程的重要方法。
二、測量
測量就是找出關鍵點，為采購流程中的缺陷建立測量基本步驟。6σ項目參與人員在接受基礎概率與統計學的訓練，及統計分析軟件與測量分析等培訓后。通過測量準確確定當前的采購績效水平和流程改進的目標。
（1）在測量階段，DMAIC 建議首先通過對采購流程圖的分析，根據采購業績相關數據，找出對采購業績有重要影響的數據，然后再進行故障模式影響和危害度分析，以完成過程的描述。
?。?）用于測量的系統包括測量設備和軟件，測量人員，測量程序和方法，測量環境等。測量系統應具有足夠的分辨力和統計穩定性是DMAIC方法中特別強調的部分。準確的數據來源于準確的測量，所以要認真識別并記錄那些對采購業績有重要影響的數據。
三、分析
分析即探究問題發生的根本原因。運用統計分析，檢測影響采購結果的潛在因素，找出缺陷發生的最重要根源，確認與缺陷相關聯的關鍵因素，DMAIC 針對不同情況建議了許多具體的統計分析工具。
?。?）通過收集測量階段的數據并對其進行分析，確定影響采購績效的關鍵因素。收集和分析數據應注意工作的計劃性，重視特異數據的研究和處理，使用必要的統計分析工具以觀察數據的總體變化趨勢，特異現象。
（2）在上述分析的基礎上，使用專業方法建立這些關鍵問題與其影響因素之間的因果關系并通過因果關系把關鍵點與其影響因素有機地聯系起來。然后，對已建立的因果關系在組織的實際采購工作中進行驗證，即用專業方法確定那些關鍵點與其影響因素間是否具有因果關系。
（3）用統計方法確定少數關鍵影響因素以便能集中有限的資源和時間，對所要解決的問題實6σ改進。DMAIC 特別強調關鍵的少數的事半功倍的效果。
四、改進
改進即找出最佳解決方案，然后擬定行動計劃，確實執行。這個步驟需不斷測試，查看改進方案是否發揮效用，減少錯誤。
（1）制定采購過程改進方案前必須廣泛征集改進建議。征集改進建議時應讓團隊成員充分了解分析階段所提供的信息資料，進而提出以數據和事實為依據的改進建議。應用頭腦風暴法等先進的思維方法，充分激發團隊成員的創造思維及團隊成員之間的互動作用。DMAIC 特別注意征集團隊外部的有益建議。
?。?）對征集來的各種改進建議進行分析研究，加工整理以形成一個能夠達到目標要求、符合實際的采購流程改進方案。制定改進方案應注意以6σ目標為導向，應形成改進方案的規范文件，包括改進方案說明書，改進方案的工作內容，實施步驟，采取的措施，資源準備，負責人員，時間進度等。
（3）改進方案的實施階段的工作主要有作好采購實施過程策劃、確認采購過程改進措施、確認管理模式及進度要求等，并對采購管理中發生的問題及時采取糾正措施。對遇到的問題采取相應的措施并對實施過程適時進行評價和總結等。
五、控制
為確保所做的改進能夠持續下去，測量不能中斷，還應制定措施來維持采購流程改進后的質量水平，并確保長期收益。控制是6σ戰略能長期改善采購質量與成本的關鍵。
?。?）實施過程取得成果后應對成果制定相應的執行性文件納入到組織的文件體系之中，以保證這些改進成果的推廣應用。采購組織的管理體系通過跟蹤和評價成果文件的實施成效及時作出調整，以進行有效的控制。
?。?）6σ采購過程管理的監控職責主要有監控過程文件的實施、保持過程記錄、確認失控現象和糾正措施的分析以及與其它管理者的溝通等。其目的在于使采購改進過程達到預期的效果。
?。?）過程監控是DMAIC采購改進成果能否鞏固，6σ改進能否持續發展的重要環節。實施有效的過程監控能對采購過程是否滿足客戶需求做出及時的反應，能對過程出現的問題及時作出分析，并采取相應措施加以糾正和改進。這樣便能有效地推動改進過程不斷的發展和提高。
DMAIC這種革新的6σ方法強調定量方法和工具的運用，強調對客戶需求滿意的詳盡定義與量化表述，每一階段都有明確的目標并由相應的工具或方法輔助。DMAIC6σ模式采購管理不僅專注于不斷提高，更注重目標，通過實施模式，采購部門可清晰地知道自身的水平、改進提高的額度與目標的距離等。
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一、定義
定義階段的主要內容包括：定義核心采購流程和關鍵需求，同時站在客戶的角度，分析評估核心流程對采購績效的影響和潛在效益，找出對客戶來說最重要的事項，也就是“質量關鍵特性”（Critical to Quality ,CTQ）。
（1）客戶的價值取向和期望決定他對產品或服務的認知質量，客戶對他所接受的產品或服務的狀態和效果與其認知質量相比較，決定他對產品或服務的感知質量。采購部門在識別客戶的要求時，應從客戶的角度出發，按照客戶的要求建立采購部門的工作標準并依次來改進部門的各項工作是6σ采購管理的重要理念。DMAIC 可以很好地將客戶的要求轉化為要解決的問題。
?。?）明確客戶要求后，DMAIC 要求將此要求轉化為6σ采購管理的具體目標。6σ采購管理目標的類型主要有質量、采購周期時間和費用成本等。DMAIC對采購管理中的實施目標的主要要求是：目標既要先進又要合理；目標的結果應是可以測定的；6σ目標應同時必須得到6σ采購團隊的倡導者、管理者、執行者等各參與方、利益方的認同；設定目標時同時應考慮時間因素，以便總體統籌時間、合理安排計劃。DMAIC 所要求的目標的客觀性要求有相應的采購組織結構和采購人員素質進行保障。但在實際運行中，大多數企業中很難真正達成。
?。?）同時，對DMAIC 模式采購管理范圍有一個清晰的界定有助于此項目的完成及6σ戰略的實施。制約條件既包括人、財、物、信息等內部資源情況，也包括外部環境制約。明確DMAIC 模式采購管理的制約條件，對DMAIC 模式意義重大。
?。?）6σ改進主要是通過采購流程改進實現采購績效改進。因此，對采購流程的描述和管理就成為6σ改進的基礎。DMAIC建議在確認需要改進的采購業務流程、采購目標分析的基礎上，通過繪制采購流程圖的方法進行。采購流程圖是用來描述流程系統各組成部分之間的關系，展示全過程的主要子過程或活動的框圖。繪制流程圖可明確過程范圍，關鍵要素的輸入與輸出等主要事項，是界定階段明確改進的核心采購流程的重要方法。
二、測量
測量就是找出關鍵點，為采購流程中的缺陷建立測量基本步驟。6σ項目參與人員在接受基礎概率與統計學的訓練，及統計分析軟件與測量分析等培訓后。通過測量準確確定當前的采購績效水平和流程改進的目標。
（1）在測量階段，DMAIC 建議首先通過對采購流程圖的分析，根據采購業績相關數據，找出對采購業績有重要影響的數據，然后再進行故障模式影響和危害度分析，以完成過程的描述。
?。?）用于測量的系統包括測量設備和軟件，測量人員，測量程序和方法，測量環境等。測量系統應具有足夠的分辨力和統計穩定性是DMAIC方法中特別強調的部分。準確的數據來源于準確的測量，所以要認真識別并記錄那些對采購業績有重要影響的數據。
三、分析
分析即探究問題發生的根本原因。運用統計分析，檢測影響采購結果的潛在因素，找出缺陷發生的最重要根源，確認與缺陷相關聯的關鍵因素，DMAIC 針對不同情況建議了許多具體的統計分析工具。
?。?）通過收集測量階段的數據并對其進行分析，確定影響采購績效的關鍵因素。收集和分析數據應注意工作的計劃性，重視特異數據的研究和處理，使用必要的統計分析工具以觀察數據的總體變化趨勢，特異現象。
（2）在上述分析的基礎上，使用專業方法建立這些關鍵問題與其影響因素之間的因果關系并通過因果關系把關鍵點與其影響因素有機地聯系起來。然后，對已建立的因果關系在組織的實際采購工作中進行驗證，即用專業方法確定那些關鍵點與其影響因素間是否具有因果關系。
（3）用統計方法確定少數關鍵影響因素以便能集中有限的資源和時間，對所要解決的問題實6σ改進。DMAIC 特別強調關鍵的少數的事半功倍的效果。
四、改進
改進即找出最佳解決方案，然后擬定行動計劃，確實執行。這個步驟需不斷測試，查看改進方案是否發揮效用，減少錯誤。
（1）制定采購過程改進方案前必須廣泛征集改進建議。征集改進建議時應讓團隊成員充分了解分析階段所提供的信息資料，進而提出以數據和事實為依據的改進建議。應用頭腦風暴法等先進的思維方法，充分激發團隊成員的創造思維及團隊成員之間的互動作用。DMAIC 特別注意征集團隊外部的有益建議。
?。?）對征集來的各種改進建議進行分析研究，加工整理以形成一個能夠達到目標要求、符合實際的采購流程改進方案。制定改進方案應注意以6σ目標為導向，應形成改進方案的規范文件，包括改進方案說明書，改進方案的工作內容，實施步驟，采取的措施，資源準備，負責人員，時間進度等。
（3）改進方案的實施階段的工作主要有作好采購實施過程策劃、確認采購過程改進措施、確認管理模式及進度要求等，并對采購管理中發生的問題及時采取糾正措施。對遇到的問題采取相應的措施并對實施過程適時進行評價和總結等。
五、控制
為確保所做的改進能夠持續下去，測量不能中斷，還應制定措施來維持采購流程改進后的質量水平，并確保長期收益。控制是6σ戰略能長期改善采購質量與成本的關鍵。
?。?）實施過程取得成果后應對成果制定相應的執行性文件納入到組織的文件體系之中，以保證這些改進成果的推廣應用。采購組織的管理體系通過跟蹤和評價成果文件的實施成效及時作出調整，以進行有效的控制。
?。?）6σ采購過程管理的監控職責主要有監控過程文件的實施、保持過程記錄、確認失控現象和糾正措施的分析以及與其它管理者的溝通等。其目的在于使采購改進過程達到預期的效果。
?。?）過程監控是DMAIC采購改進成果能否鞏固，6σ改進能否持續發展的重要環節。實施有效的過程監控能對采購過程是否滿足客戶需求做出及時的反應，能對過程出現的問題及時作出分析，并采取相應措施加以糾正和改進。這樣便能有效地推動改進過程不斷的發展和提高。
DMAIC這種革新的6σ方法強調定量方法和工具的運用，強調對客戶需求滿意的詳盡定義與量化表述，每一階段都有明確的目標并由相應的工具或方法輔助。DMAIC6σ模式采購管理不僅專注于不斷提高，更注重目標，通過實施模式，采購部門可清晰地知道自身的水平、改進提高的額度與目標的距離等。
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作者：博革咨詢
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